Anrufe oder E-Mails

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Vermisste Anrufe oder E-Mails sollten heutzutage selbstverständlich sein, denn wir können logischer Weise nicht 24-Stunden erreichbar sein. Das ist physiologisch nicht möglich. Also warum haben wir ein schlechtes Gewissen, wenn es uns gar nicht möglich ist immer bereit zu stehen.

Wenn wir, wie in meinem Fall, während ich hier den Blog schreibe, nicht bereit sind ans Telefon zu gehen, weil wir uns auf unsere aktuelle Arbeit konzentrieren möchten, ist das okay, denn wir haben die Wahl uns auf eine Arbeit zu konzentrieren und uns nicht stören zu lassen. In meinem Fall habe ich die Entscheidung getroffen, dass ich mich jetzt zu diesem Zeitpunkt auf diese Tätigkeit konzentrieren will und nicht bereit bin mich stören zu lassen.

Bewusste Entscheidungen sind wichtig, um Grenzen zu setzen. Fast alle Telefonate oder E-Mails können zu einem späteren Zeitpunkt abgehört oder gelesen und beantwortet werden. Es stellt sich die Frage, welche Macht geben wir dem Anrufenden oder Schreibenden. Wenn wir ihm viel Macht geben, wird er diese nutzen. Sind wir nicht bereit ihm die Macht zu geben, entscheiden wir, wann wir bereit sind uns mit den Telefonaten und den E-Mails auseinander zusetzen.

Wenn zu viele E-Mails aufgelaufen sind, gibt es die Möglichkeit einen kurzen Blick auf die Betreffs zu werfen, zu entscheiden, ob eine wirklich wichtige Mail dabei ist, diese zu beantworten und die Restlichen zu bearbeiten, wenn wir Zeit und Ruhe dafür haben. Nicht jede Mail muss sofort umfänglich beantwortet werden, sondern kann, damit der Schreiber weiß, dass wir sie bearbeiten werden, kurz mit einem Zeitfenster beantwortet werden.

Eine Möglichkeit ist es, sich ein festes Zeitfenster zum Bearbeiten von Mails und Anrufen zu geben. Oft ist der späte Nachmittag eine gute Lösung, um solche Tätigkeiten auszuführen, weil sich die Kunden dann wenig melden, wir schon müde sind, und weil wir viele Themen bereits bearbeitet haben und uns die Energie fehlt um komplexe Aufgaben abzuarbeiten. Die komplexen Aufgaben lassen sich häufig gut am Morgen erledigen.

Zugfahrten eignen sich auch sehr gut, um Telefonate und E-Mails zu erledigen. Allerdings sollte dabei unterschieden werden, welche Daten für ein Telefonat benötigt werden. Ich verwende dann teilweise Vornamen und Orte, anstatt der Nachnamen, da die Vornamen häufig in einer Stadt vorkommen und die betreffende Person muss nicht einmal dort wohnen, so dass sie nicht identifizierbar ist, da ich keine uniquer Themen im Zug bespreche. Des Weiteren ist es  bei ICEs möglich in den Flur an der Tür zu gehen, wo niemand sitzt und zuhören unwahrscheinlich ist bzw. nur Bruchstücke von Reisenden verstanden werden.

E-Mails werden häufig bei Zugfahrten beantwortet, weil es nicht stört, wenn die Umgebung “laut” ist, da die Themen, die behandelt werden nicht sehr komplex sind. Ich verwende Zugfahrten gerne, um Termine zu vereinbaren und Aufträge abzuklären.

Wenn es Dir nicht zu stressig wird, können E-Mails und Telefonate gut in Pausen abgearbeitet werden. Damit meine ich nicht die eigenen Pausen, sondern zum Beispiel Seminarpausen, oder Meetingpausen, etc.

E-Mails können wir zum Beispiel nach Kunden sortieren, so dass es uns einfacher und schneller möglich ist, alte Informationen zu finden, denn häufig nehmen neue E-Mails auf Alte Bezug.

Telefonate können wir priorisieren, so dass wir sie zum einen nach Wichtigkeit, zum anderen können wir sie danach priorisieren, dass wir uns Telefonate, die für uns persönlich wichtig sind, weil wir uns vielleicht mit der Kollegin oder dem Kollegen besonders gut verstehen und mit ihm oder ihr ein paar private Worte wechseln möchten. Dann könnten wir diese Telefonate führen, wenn wir uns gerade down fühlen und uns auf dieses Telefonat freuen.

Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass es nicht wichtig ist ständig und rund um die Uhr erreichbar zu sein. Wichtig ist, dass wir den Mut haben, Grenzen zu setzen und zu entscheiden, wann, in welcher Reihenfolge und wie wir antworten.

 

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