Lasten verteilen

Kennst Du das, wenn Du ganz viel um Dich herum los ist und Du gar nicht weißt wo Du zuerst beginnen sollst? Dann heißt es erst einmal tief durchatmen, ruhig werden, damit Du einen klaren Kopf bekommst und im nächsten Schritt die Aufgaben priorisieren. Um das Priorisieren kommst Du nicht drumherum, damit Du das Wichtige vom Unwichtigen unterscheidest. Als nächsten Schritt solltest Du Dich fragen, ob Du jede dieser Aufgaben wirklich selber ausführen musst.

Mut

Suche Dir Personen aus Deinem Umfeld, die in der Lage sind für Dich Aufgaben zu übernehmen. Überlege Dir für jede Aufgabe ruhig mehrere. Wenn Du sie gefunden hast, habe den Mut sie anzusprechen. Vielleicht wirst Du das ein oder andere Nein zur Antwort erhalten, dann lass Dich davon auf keinen Fall abhalten und sprich die nächste Person an.

Wer könnte eine Aufgabe übernehmen?

Überlege Dir genau wer eine Deiner Aufgaben übernehmen könnte. Gibt es vielleicht jemanden, der mehr Ahnung auf dem Gebiet hat als Du? Dann wäre die Person ein Spezialist für Deine Aufgabe und prädestiniert diese Aufgabe zu übernehmen.

Gibt es jemanden, der Dich häufiger fragt, ob er oder sie eine Aufgabe übernehmen kann? Wenn ja, überlege Dir, ob die Person eine Deiner Aufgaben übernehmen kann. Wichtig ist in diesem Fall, dass die Person die Aufgabe ohne große Hilfe selber erledigen kann. Damit bin ich bei einem zentralen Punkt des Delegieren. Wenn Du Hilfe suchst, überlege immer gut wem Du eine Aufgabe übergibst, denn wenn die Person keine Ahnung von dem Thema hat oder jemand ist, die oder der sehr schnell aufgibt, wird die Person regelmäßig, im schlimmsten Fall alle fünf Minuten vor Dir stehen und Fragen stellen. Das ist zum einen sehr nervig, zum anderen sehr zeitraubend und das ist das Letzte was Du benötigst, wenn Du bereits im Stress bist und Dich entlasten willst.

Aufgabenstellung übergeben

Je nachdem wie komplex die Aufgaben ist, kann es sein, dass Du eine Teil vorbereitest bevor Du die Aufgabe jemandem übergibst. Überlege Dir genau was die andere Person für die Ausführung Deiner Aufgabe benötigt. Je besser Du die Übergabe vorbereitest, je weniger Fragen kommen auf, je einfacher ist es für die Person Deine Anweisungen zu erfüllen und je weniger Arbeit hast Du bei der Kontrolle, weil die Aufgabe so ausgeführt wurde wie Du es Dir wünscht. Damit komme ich zum nächsten Punkt

Vertrauen

Ohne Vertrauen kannst Du keine Aufgabe delegieren, denn egal wie genau Du die Aufgabenstellung definierst, wird der andere immer seine eigene Note hinzufügen. Das liegt in der Natur der Sache, denn sein Mindset ist anders als Deines.

Wie gehst Du nun damit um, wenn er die Aufgabe nicht so erfüllt hat, wie Du es Dir gewünscht hast?

Gebe der Person immer das Gefühl, dass er die Aufgabe gut und zuverlässig – wenn dem so ist – erfüllt hat. Es ist niemals seine Schuld, wenn er die Aufgabe anders erfüllt hat als Du es Dir vorgestellt hast. Das liegt fast immer an Deiner Aufgabenstellung und / oder daran, dass ihr vorher wenig oder noch nie zusammengearbeitet habt, und die Person erst durch Erfahrung lernt wie Du die Aufgaben erledigt haben willst. Welche Schwerpunkte Dir bei der Bewältigung einer Aufgabe wichtig sind, solltest Du immer bei der Weitergabe der Aufgabenstellung kommunizieren.

Fragen stellen

Erlaube der Person, der Du die Aufgabe übergeben hast, immer Fragen zu stellen, denn desto eher er sich wagt Dir Fragen zu stellen, je eher wird die Lösung so aussehen wie Du sie Dir gewünscht hast. Fragen können nervig sein, weil Du im Stress bist, doch mögen sie Dir besonders zu Beginn Eurer Zusammenarbeit helfen, die eine Lösung zu erhalten, die Deiner Wunschlösung am Nächsten kommt. Damit ist nicht gemeint, dass jemand alle fünf Minuten nachfragt, weil er unsicher ist, ob er die Aufgabe richtig erfüllt. Wenn die Person keine Fragen stellt, kannst Du nachfragen wie es läuft und zwischendurch schauen wie die Person vorankommt und ob sie die Aufgabe in Deinem Sinne löst.

Zeit

Sei nicht überrascht, wenn die Person, der Du eine Aufgabe übertragen hast, länger benötigt als Du erwartest. Vielleicht hat die Person solch eine Aufgabe noch nie bewältigt und überlegt den besten Weg oder hat seinen ersten Weg verworfen, etc. Gib ihr die Zeit und unterstütze sie beim Lösen der Aufgabe ohne selber durch Ungeduld nervig zu sein. Du wirst überrascht sein, wie schnell Du Aufgaben bei denen Du Routine hast, erledigst, während andere Lösungswege suchen.

Je häufiger Du einer Person die gleiche Aufgabe überträgst, je schneller wird er sie lösen, je ähnlicher wird sie Deiner Lösung werden und wenn es sich um komplexe Aufgaben handelt, überlege Dir, ob nicht die Lösung der Person besser ist als Deine und übernimm sie. Vielleicht ist ein Kompromiss die Lösung, so dass ihr beide Eure Lösungen vorlegt und diskutiert welche Lösung die Optimale ist, beziehungsweise ob die optimale Lösung nicht so gar ein drittes Ergebnis ist. Lasten zu verteilen kann zur Folge haben, dass sich die Qualität verbessert, da nun zwei Menschen über eine Lösung nachdenken.

Daraus ergibt sich für mich die Konsequenz und so handhabe ich es wenn möglich, übertrage Deine Lasten nicht nur, wenn Du im Stress bist, sondern beginne mit dem Delegieren, wenn Du Zeit hast, denn dann hast Du ein Netzwerk von Personen um Dich herum aufgebaut, auf das Du in Stresszeiten zurückblicken kannst ohne zu viel Aufwand und die Kontrolle, die Delegieren immer erfordert, reduzierst Du auf eine Minimum.

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